Weniger Terminausfälle im Kosmetikstudio: Was du im Alltag tun kannst

Der Behandlungsraum ist vorbereitet, die nächste Stunde ist reserviert. Dann kommt eine kurzfristige Absage. Oder die Kundin erscheint einfach nicht. Für dich bleibt eine Lücke, die sich so schnell kaum noch füllen lässt.

Ganz verhindern kannst du das nicht. Menschen werden krank, müssen länger arbeiten oder vergessen einen Termin. Du kannst es deinen Kundinnen aber leichter machen, rechtzeitig Bescheid zu geben. Und du kannst dafür sorgen, dass du bei einer Absage schneller jemanden erreichst, der den freien Termin übernehmen würde.

Ein guter Anfang ist eine kurze Erinnerung. Dafür braucht es keinen langen Text. Name, Uhrzeit und ein Hinweis, wie die Kundin dich bei einer Änderung erreicht, reichen oft schon aus.

Zum Beispiel:

Hallo Anna, morgen um 14 Uhr ist dein Termin zur Gesichtsbehandlung bei uns. Falls du nicht kommen kannst, gib uns bitte unter [Telefonnummer] Bescheid. Wir freuen uns auf dich!

Achte darauf, dass die angegebene Kontaktmöglichkeit tatsächlich funktioniert. Wenn Kundinnen auf eine Nachricht nicht antworten können, sollte im Text stehen, wie sie dich erreichen. Sonst weiß jemand vielleicht längst, dass er absagen muss, schiebt die Nachricht aber auf später.

Auch der Zeitpunkt der Erinnerung verdient etwas Aufmerksamkeit. Einen Tag vorher kannst du als Ausgangspunkt ausprobieren. Ob das zu deinem Studio passt, zeigt sich im Alltag. Entscheidend ist, dass noch Zeit bleibt, auf eine Absage zu reagieren.

Bei der Terminvergabe kannst du das Thema ebenfalls kurz ansprechen. Ein freundliches „Sag uns bitte möglichst früh Bescheid, wenn etwas dazwischenkommt“ ist verständlich und macht keinen großen Vorgang daraus. Gerade neue Kundinnen wissen dann, was dir wichtig ist.

Für frei gewordene Termine hilft eine kleine Warteliste. Darauf gehören Kundinnen, die ausdrücklich früher kommen möchten oder zeitlich flexibel sind. Notiere am besten gleich, welche Behandlung gewünscht ist und welche Tage oder Uhrzeiten passen.

„Kann gelegentlich vormittags“ hilft dir bei einer Absage mehr als nur ein Name mit Telefonnummer. Du musst dann nicht erst mehrere Personen anschreiben, für die der Termin ohnehin nicht infrage kommt. Ein Termin ist allerdings erst wieder besetzt, wenn jemand verbindlich zugesagt hat.

Bevor du neue Abläufe einführst, lohnt sich außerdem ein Blick auf die letzten Wochen. Welche Termine wurden kurzfristig abgesagt? Wo kam gar keine Rückmeldung? Und welche Lücken konntest du noch besetzen? Vielleicht fällt dir dabei ein Muster auf. Vielleicht sind es auch nur einzelne Ausnahmen. Beides hilft dir, den Aufwand passend zu halten.

Mit Abendfrei kannst du Terminerinnerungen per SMS verschicken und passende Wünsche auf einer Warteliste festhalten. Für den SMS-Versand brauchst du die jeweilige Einwilligung und ausreichend Guthaben. Ob eine freie Zeit angenommen wird, entscheidet weiterhin die Kundin.

Für den Anfang genügt ein Ablauf, den du gut überblickst: eine verständliche Erinnerung, ein klarer Kontaktweg für Absagen und eine gepflegte Warteliste. Nach ein paar Wochen kannst du prüfen, ob du früher Bescheid bekommst und freie Termine häufiger noch vergeben kannst.