Eine Absage, ein freier Termin: Wie dir eine Warteliste im Kosmetikstudio hilft

Eine Kundin fragt nach einem Termin am Donnerstag. Du bist ausgebucht und ihr vereinbart einen späteren Tag. Zwei Tage danach wird genau am Donnerstag etwas frei. Jetzt musst du dich nur noch daran erinnern, wer danach gefragt hatte.

Wenn solche Wünsche zwischen Nachrichten, Kalendernotizen und Gesprächen liegen, geht schnell etwas unter. Eine Warteliste bringt sie an einen Ort. So kannst du bei einer Absage nachsehen, wer für die freie Zeit tatsächlich infrage kommt.

Frag bei einem Terminwunsch kurz nach, wie flexibel die Kundin ist. Passt nur der Donnerstag oder auch der Freitag? Kann sie vormittags kommen oder erst nach der Arbeit? Möchte sie zu einer bestimmten Mitarbeiterin? Das sind wenige Angaben, die dir später viel Sucherei ersparen können.

Die gewünschte Behandlung gehört ebenfalls dazu. Eine freie halbe Stunde passt nicht zu einer Behandlung, für die du eine ganze Stunde brauchst. Auch die Zeit zum Vorbereiten und Aufräumen muss in deinen Kalender passen.

Ein Eintrag könnte zum Beispiel so aussehen:

Anna möchte eine Gesichtsbehandlung bei Lisa. Dienstag oder Donnerstag ab 15 Uhr passen. Sie würde gern früher kommen, falls ein passender Termin frei wird.

Trage solche Wünsche ein, wenn die Kundin tatsächlich Interesse an einem früheren Termin hat. Eine Liste mit allen Kundinnen hilft dir wenig, wenn du bei jeder Absage erst herausfinden musst, wer überhaupt angesprochen werden möchte.

Wird etwas frei, prüfst du zuerst Behandlung, Dauer, Mitarbeiterin und Zeitfenster. Danach kannst du den Termin konkret anbieten. Schreibe dazu, für welchen Tag und welche Uhrzeit das Angebot gilt. Auch eine Frist für die Rückmeldung kann helfen, wenn der Termin bald stattfindet.

Hallo Anna, am Donnerstag ist um 15 Uhr ein Termin für deine Gesichtsbehandlung bei Lisa frei geworden. Wenn du ihn möchtest, melde dich bitte bis heute um 18 Uhr unter [Telefonnummer]. Liebe Grüße von [Studioname]!

Wenn du Angebote selbst verschickst, notiere, wem du den Termin gerade angeboten hast. Sonst kann es passieren, dass zwei Kundinnen zusagen und beide mit derselben Zeit rechnen. Prüfe vor der endgültigen Bestätigung noch einmal deinen Kalender.

Nach einer Zusage braucht auch die Warteliste kurz Aufmerksamkeit. Ist der Wunsch erledigt oder sucht die Kundin weiterhin einen anderen Termin? Gibt es bereits eine spätere Buchung, die jetzt geändert werden muss? Halte das gleich fest, solange du den Vorgang vor dir hast.

In Abendfrei gleicht der Lückenfüller eine passende Absage mit den hinterlegten Wartelistenwünschen ab. Der älteste passende Wunsch erhält ein zeitlich begrenztes Angebot per SMS. Bei der Annahme werden Verfügbarkeit und Puffer erneut geprüft. Erst wenn die Annahme erfolgreich ist, entsteht der neue Termin im Kalender.

Dafür müssen Leistungen, Arbeitszeiten und Terminwünsche gepflegt sein. Außerdem brauchst du die passende SMS-Einwilligung, eine deutsche Mobilnummer und ausreichend Guthaben. Der Lückenfüller gehört zum Paket Studio und zum Paket Wachstum. Er kann auch mit manuell erfassten Terminen genutzt werden.

Eine Warteliste wird nicht jede Lücke schließen. Manchmal passt es kurzfristig einfach bei niemandem. Sie gibt dir aber einen konkreten nächsten Schritt nach einer Absage. Beginne mit den Kundinnen, die ohnehin nach einem früheren Termin fragen, und halte ihre Wünsche aktuell.