Die passende Software finden
Welche Buchungssoftware passt zu deinem kleinen Kosmetikstudio?
Du behandelst gerade eine Kundin, während das Telefon klingelt. Am Abend warten noch Nachrichten mit Terminwünschen. Eine Onlinebuchung kann einen Teil dieser Absprachen übernehmen. Welche Software zu dir passt, hängt aber davon ab, wie du deine Termine vergibst, wie viele Menschen mitarbeiten und was die Lösung insgesamt kostet.
Dieser Ratgeber stammt von Abendfrei, einem Anbieter von Buchungssoftware für kleine Kosmetikstudios. Wir erklären, welche Fragen du jedem Anbieter stellen kannst, und ordnen unser eigenes Angebot mit seinen Grenzen ein. Die Angaben zu Abendfrei haben den Stand vom 14. September 2026.
Was soll die Software in deinem Studio übernehmen?
Schreibe zuerst auf, was dir im Alltag Zeit kostet. Geht es vor allem um Terminabsprachen, brauchst du eine verständliche Buchungsseite mit verlässlichen freien Zeiten. Möchtest du zusätzlich neue Kundinnen erreichen, prüfe, ob ein Anbieter einen Marktplatz mitbringt und welche Gebühren dort gelten. Eine eigene Buchungsseite wird über deinen Link gefunden. Sie verschafft dir allein noch keine neue Kundschaft.
Überlege auch, ob du Anzahlungen, eine Kasse oder mehrere Standorte brauchst. Diese Anforderungen gehören an den Anfang deiner Auswahl. Ein gut bedienbarer Kalender reicht nicht aus, wenn eine unverzichtbare Funktion fehlt.
Diese Punkte solltest du im Test wirklich ausprobieren
| Bereich | Was du prüfen kannst |
|---|---|
| Onlinebuchung | Kann eine Kundin auf dem Handy eine Behandlung auswählen und einen passenden freien Termin buchen? |
| Zeiten und Behandlungen | Lassen sich Dauer, Puffer, Abwesenheiten sowie benötigte Räume und Geräte abbilden? |
| Team | Wie viele Personen sind planbar und wie viele erhalten einen eigenen Zugang mit passenden Rechten? |
| Bestehende Kalender | Welche Termine werden mit deinem Kalender abgeglichen und wie schnell werden belegte Zeiten berücksichtigt? |
| Nachrichten | Welche Bestätigungen und Erinnerungen werden verschickt, was kosten sie und wie funktionieren Terminänderungen? |
| Kunden und Wechsel | Welche Kundendaten lassen sich importieren oder exportieren und was musst du selbst nachpflegen? |
| Zahlungen und Kasse | Sind Anzahlungen, Behandlungspreise und Kassenabläufe enthalten, wenn du sie brauchst? |
Teste mit einer typischen Behandlung aus deinem Angebot. Wenn du Varianten, Zusatzleistungen oder Geräte nutzt, gehören sie ebenfalls in den Test. Lege außerdem eine Abwesenheit und einen telefonisch vereinbarten Termin an. Prüfe dann aus Kundensicht, ob diese Zeiten tatsächlich nicht mehr angeboten werden.
Bei Teamangaben lohnt sich genaues Lesen. Fünf planbare Personen bedeuten nicht automatisch fünf persönliche Logins. Überlege, wer nur im Kalender auftauchen soll und wer selbst Termine oder Kundendaten bearbeiten muss.
Vergleiche die Gesamtkosten für deinen Alltag
Zum Paketpreis können weitere Kosten kommen. Frage nach Einrichtung, zusätzlichen Zugängen, SMS, Zahlungsabwicklung und möglichen Buchungsprovisionen. Achte darauf, ob ein Preis monatliche oder jährliche Zahlung voraussetzt und ob Umsatzsteuer enthalten ist. Vergleiche Angebote immer auf derselben Grundlage.
Bei Abendfrei kostet Start 39 €, Studio 59 € und Wachstum 79 € netto pro Monat, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Onlinebuchung und Terminsicherung sind in jedem Paket enthalten. Studio ergänzt Warteliste und Bewertungseinladungen, Wachstum zusätzlich Kundenrückgewinnung. SMS werden separat mit 0,12 € netto je Einheit berechnet. Die Abos sind monatlich kündbar.
Rechenbeispiel für Abendfrei: Start mit 200 verbrauchten SMS-Einheiten im Monat kostet 39 € Paketpreis plus 24 € SMS-Verbrauch, zusammen 63 € netto zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist eine angenommene Nutzung, keine Messung aus einem Kundenstudio. Eine lange SMS kann mehrere Einheiten benötigen. 200 Einheiten entsprechen deshalb nicht automatisch 200 Terminen oder Nachrichten.
Wann Abendfrei zu deinem Studio passen kann
Abendfrei richtet sich an gewerbliche Kosmetikstudios mit einem Standort und bis zu fünf planbaren Teammitgliedern. Drei persönliche Zugänge sind enthalten: ein Inhaber und bis zu zwei Mitarbeitende. Du erhältst eine eigene Studio-Buchungsseite, einen Studiokalender und Kundenverwaltung. Google Kalender oder Apple iCloud kannst du bei Bedarf anbinden.
Behandlungen, Dauer, Puffer, Arbeitszeiten und die Zuordnung zum Team legst du selbst fest. Varianten, Extras, Räume, Geräte und Kuren kannst du über den erweiterten Katalog einrichten und aktivieren. Für vorhandene Kunden gibt es einen CSV-Import mit Vorschau und Duplikatprüfung für bis zu 500 Kontakte pro Datei.
Wenn du vor allem Terminabsprachen reduzieren möchtest und deine Kundinnen über deinen eigenen Buchungslink erreichen kannst, ist das ein passender Anwendungsfall. Ob Bedienung und Abläufe für dich funktionieren, solltest du mit deinem eigenen Angebot prüfen.
Welche Grenzen du vor der Entscheidung kennen solltest
Abendfrei hat keinen Marktplatz zur Vermittlung neuer Kundinnen und zieht keine Behandlungspreise oder Anzahlungen ein. Ein Kassensystem gehört nicht zum Angebot. Wenn du diese Funktionen oder mehrere Standorte in einer Lösung brauchst, solltest du ein entsprechend ausgestattetes System prüfen.
Für die Onlinebuchung wird eine deutsche Mobilnummer benötigt. Die sachliche SMS-Bestätigung gehört zum Buchungsablauf. Eine zusätzliche Erinnerung ist freiwillig und setzt die passende Zustimmung voraus. SMS-Guthaben wird auch während des kostenlosen Tests separat bezahlt. Diese Bedingungen solltest du bei der Auswahl berücksichtigen, etwa wenn viele deiner Kundinnen ausländische Mobilnummern verwenden.
So nutzt du eine Testphase für eine klare Entscheidung
Lege zunächst ein kleines, realistisches Angebot an. Prüfe eine Buchung auf dem Handy, den Eintrag im Studiokalender, eine Absage über den vorgesehenen Kontaktweg und die Rechte eines zweiten Zugangs. Nutze dafür eigene Testdaten. Wenn du Erinnerungen oder Kalenderverbindungen brauchst, beziehe sie ein und rechne mögliche Testkosten vorher durch.
Bei Abendfrei starten nach Kontoeröffnung, E-Mail-Bestätigung und Studioanlage sieben kostenlose Testtage ohne Kreditkarte. Der Test endet automatisch. Ein kostenpflichtiges Abo schließt du gesondert ab. Eine Testphase ist je Studio möglich. Bei Fragen steht schriftlicher Support zur Verfügung.
Halte zum Schluss fest, welche deiner Anforderungen erfüllt sind, welche Arbeit bei der Einrichtung bleibt und was ein typischer Monat kosten würde. So kannst du Buchungssoftware anhand deines Studioalltags auswählen und erkennst früh, wenn du eine andere Lösung brauchst.