Termine im Team planen: Arbeitszeiten, Puffer und Kalender sinnvoll einrichten

Eine Kundin möchte am Freitag zu Lisa. Lisa hat noch Zeit, aber der einzige passende Behandlungsraum ist schon belegt. Gleichzeitig hat eine Kollegin einen telefonisch vereinbarten Termin noch auf einem Zettel stehen. Wenn mehrere Menschen im Studio arbeiten, reicht der Blick auf eine freie Uhrzeit allein nicht aus.

Ein gemeinsamer Kalender wird dann hilfreich, wenn er eure tatsächlichen Arbeitsbedingungen kennt. Dazu gehören die Zeiten jeder Person, die Dauer der Behandlungen und die Räume oder Geräte, die ihr euch teilt. Mit ein paar bewusst gewählten Einstellungen lässt sich der Tagesplan besser überblicken.

Beginne mit den Arbeitszeiten jeder Person

Trage zuerst ein, wann die einzelnen Teammitglieder Behandlungen übernehmen. Die Öffnungszeit des Studios ist dafür nur der Rahmen. Wer erst um zehn beginnt oder nachmittags nicht arbeitet, sollte in diesen Zeiten auch keine Onlinebuchung erhalten.

Plane Pausen als Lücken zwischen Arbeitszeiträumen ein. Urlaub oder einen einzelnen freien Nachmittag hältst du als Abwesenheit fest. In Abendfrei kannst du unter Online buchen und Arbeitszeiten je Person bis zu vier Zeiträume pro Tag sowie zeitlich begrenzte Abwesenheiten hinterlegen.

Behandlungsdauer und Puffer gemeinsam betrachten

Besprecht für jede Behandlung, wie viel Zeit sie im Alltag braucht. Ein Puffer ist die zusätzliche Zeit vor oder nach dem eigentlichen Termin, etwa zum Vorbereiten des Raums. Er sollte bei der nächsten buchbaren Zeit berücksichtigt werden.

Angenommen, Lisa beginnt um 14 Uhr eine Behandlung mit 60 Minuten Dauer und braucht danach 15 Minuten zum Aufräumen. Ohne weiteren Puffer davor ist der nächste Termin frühestens um 15:15 Uhr möglich. Beginnt um 15 Uhr ihre Pause, passt diese Behandlung nicht vollständig in den Arbeitszeitraum.

In Abendfrei gibst du die Dauer einer Leistung selbst ein. Ein leerer Puffer oder der Wert 0 bedeutet, dass keine zusätzliche Zeit reserviert wird. Ändert ihr eure Planung, prüft auch bereits vereinbarte Termine. Sie behalten ihre gespeicherten Zeiten.

Wer darf welche Behandlung übernehmen?

Ordnet die Leistungen den Personen zu, die sie tatsächlich anbieten. Denkt dabei auch an Varianten und Zusatzleistungen. Eine Mitarbeiterin kann vielleicht die Grundbehandlung übernehmen, aber ein zusätzlich gebuchtes Extra gehört nicht zu ihrem Angebot.

Der erweiterte Katalog in Abendfrei berücksichtigt diese Zuordnungen bei der Onlinebuchung. Dort kannst du auch benötigte Geräte und Kabinen einrichten. Wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen, begrenzt dessen Verfügbarkeit zusätzlich die möglichen Termine. Bereite diese Angaben unter Leistungen & Team vor und aktiviere den erweiterten Katalog anschließend ausdrücklich.

Den Studiokalender als gemeinsamen Arbeitsstand pflegen

Tragt auch persönlich und telefonisch vereinbarte Termine ein. In der Tagesansicht von Abendfrei hat jede Person eine eigene Spalte. Ein Klick auf eine Uhrzeit übernimmt die Person dieser Spalte für den neuen Termin. Mit dem Teamfilter kannst du dich auf eine Person konzentrieren und anschließend wieder den gemeinsamen Tag ansehen.

Für die Planung stehen bis zu fünf aktive Teammitglieder zur Verfügung. Davon getrennt sind die persönlichen Zugänge: Enthalten sind ein Inhaberzugang und bis zu zwei Zugänge für Mitarbeitende. Klärt deshalb vorab, wer selbst mit der Software arbeitet und wer nur als behandelnde Person eingeplant wird.

Google oder iCloud nur bei Bedarf verbinden

Der Studiokalender funktioniert auch ohne externen Kalender. Wenn ihr Google Kalender oder Apple iCloud verbindet, prüft mit einem eigenen Testtermin, ob eine dort belegte Zeit bei der Onlinebuchung berücksichtigt wird. Kontrolliert den Verbindungsstatus, wenn erwartete Zeiten fehlen. Eine veraltete Verbindung kann neue Buchungszeiten der betroffenen Person sperren, bis der Abgleich wieder funktioniert.

Das Trennen einer Kalenderverbindung beendet den externen Abgleich. Die Person und ihre buchbaren Arbeitszeiten bleiben in Abendfrei bestehen. Soll jemand vorübergehend keine neuen Termine erhalten, kann der Inhaber das Teammitglied archivieren. Bereits vereinbarte Termine bleiben erhalten und müssen weiterhin geprüft werden. Ein persönlicher Nutzerzugang wird dadurch nicht automatisch entfernt.

Vor dem Teilen des Buchungslinks einmal gemeinsam prüfen

Öffnet die Buchungsseite auf einem Handy und wählt nacheinander eine typische Behandlung, ein Extra und unterschiedliche Personen. Prüft eine Pause, eine Abwesenheit und eine Zeit mit belegtem Gerät. Nehmt dafür eigene Testdaten und reservierte Testzeiten. Geht die Ergebnisse kurz zusammen durch, bevor ihr den Link an Kundinnen weitergebt.

So entsteht ein Kalender, auf den ihr euch im Alltag besser verständigen könnt. Wenn sich Arbeitszeiten oder Angebote ändern, passt die Einstellungen zeitnah an. Der gemeinsame Plan bleibt nur dann hilfreich, wenn er zu eurem tatsächlichen Studiotag passt.