Kundenliste ins neue Buchungssystem übernehmen: So bereitest du den CSV-Import vor

Deine Kundenliste liegt noch im bisherigen Programm oder in einer Tabelle. Einige Telefonnummern beginnen mit einer Null, andere mit +49. Bei manchen Kontakten stehen Vorname und Nachname in getrennten Spalten. Bevor du alles einzeln neu eingibst, lohnt sich ein Blick auf den Kundenimport.

Eine CSV-Datei ist eine einfache Textdatei, in der die Zeilen und Spalten einer Tabelle gespeichert werden. Viele Programme können Kundenlisten in diesem Format exportieren. Entscheidend ist, welche Angaben das neue System übernimmt und ob du das Ergebnis vor dem Speichern prüfen kannst.

Zuerst festlegen, welche Daten mitkommen

Im Wechselassistenten von Abendfrei wählst du für eine Kontaktliste die Importart Kunden. Sie übernimmt Namen sowie auf Wunsch E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Ein Name ist erforderlich, die beiden Kontaktfelder dürfen leer bleiben. Leistungen, künftige Termine und belegte Besuchshistorie kannst du anschließend aus getrennten Dateien übernehmen. Gesundheitsunterlagen, Behandlungsnotizen und Einwilligungen gehören nicht in diese Dateien.

Bereite für den Import eine Datei mit den benötigten Kontaktspalten vor. Gesundheitsangaben und Behandlungsnotizen gehören nicht hinein. Der Import verschickt keine Nachrichten und erzeugt keine SMS-Zustimmung. Dass eine Telefonnummer in einer Kundenkarte steht, aktiviert also noch keine Erinnerung oder Einladung.

Die Tabelle vor dem Export kontrollieren

Gib jeder Spalte eine verständliche Überschrift, zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon. Als Studioinhaber öffnest du in der Kundenliste den Wechselassistenten. Dort kannst du eine Vorlage herunterladen; ersetze die fiktive Beispielzeile durch deine Kontakte. Eine einfache Kontaktliste braucht keine Quell-IDs. Fehlende IDs erzeugt Abendfrei aus den zugeordneten Kontaktdaten. Verwende bei Wiederholungen dieselbe Quellenbezeichnung und unveränderte Angaben.

Formatiere Telefonnummern im Tabellenprogramm als Text. So vermeidest du, dass eine führende Null beim Bearbeiten verloren geht. Prüfe vorhandene Nummern trotzdem einzeln, wenn sie verkürzt oder ungewöhnlich aussehen. Eine später geänderte Zellformatierung stellt bereits verlorene Ziffern nicht wieder her.

In deiner Tabelle stehen Vorname und Nachname getrennt. Beim Import ordnest du beide Spalten zu, damit daraus ein vollständiger Kundenname wird. Eine zusätzliche Spalte mit internen Bemerkungen lässt du weg. Die Vorschau hilft dir anschließend zu kontrollieren, ob Namen und Kontaktangaben richtig zusammengehören.

Speichere die Datei als CSV in UTF-8, damit auch Umlaute richtig übernommen werden. Abendfrei akzeptiert Komma, Semikolon oder Tabulator als Trennzeichen. Eine Excel-Arbeitsmappe, ein PDF oder ein Foto der Liste lässt sich nicht direkt importieren. Pro Datei sind höchstens 500 Kontakte, 30 Spalten und 512 KB möglich. Teile eine größere Liste in kleinere Dateien auf.

Spalten zuordnen und die Vorschau lesen

Nach der Dateiauswahl ordnest du den vollständigen Namen oder die getrennten Namensspalten zu. E-Mail und Telefon kannst du ergänzen oder auslassen. Kontrolliere die angezeigten Beispielwerte. Eine automatisch erkannte Überschrift ist hilfreich, ersetzt aber nicht den Blick auf den tatsächlichen Inhalt.

Mit Vorschau prüfen werden die ausgewählten Kontaktangaben zur Prüfung an den Server übertragen. Nicht zugeordnete Spalten bleiben auf deinem Gerät. Die Vorschau unterscheidet neue Kontakte, bereits übernommene Quell-IDs, ausdrückliche Zuordnungen und Konflikte. Doppelte Zeilen und andere Fehler korrigierst du vor dem Import. Eine fehlerhafte Datei wird nicht teilweise gespeichert.

Doppelte Namen brauchen einen zweiten Blick

Kommt ein normalisierter Name, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bei einer neuen Quell-ID bereits vor, zeigt Abendfrei einen Konflikt. Auch archivierte Kontakte werden berücksichtigt. Solange ein Konflikt offen ist, kannst du den Stapel nicht speichern. Ist es dieselbe Person, kannst du ihre Kunden-ID aus dem Studioexport ausdrücklich über existing_id zuordnen. Bestehende Kundenkarten werden dabei nicht überschrieben.

Zwei Menschen können denselben Namen tragen oder eine Telefonnummer gemeinsam nutzen. Ein als doppelt markierter Eintrag ist deshalb ein Hinweis zur Prüfung. Wenn es tatsächlich unterschiedliche Kundinnen sind, kannst du den fehlenden Kontakt nach eigener Kontrolle einzeln anlegen. Verlasse dich auch bei unterschiedlich geschriebenen Telefonnummern auf die Vorschau, statt eine vollständige Erkennung aller Doppelungen vorauszusetzen.

Erst nach der Prüfung speichern

Bestätige das Prüffeld und klicke Geprüften Stapel übernehmen. Erst mit diesem Schritt werden die neuen Kunden angelegt. Unter Stapel übernommen siehst du die Anzahl neuer, bereits vorhandener und ausdrücklich zugeordneter Kontakte. Öffne anschließend die Kundenliste und vergleiche einige Einträge mit deiner vorbereiteten Datei.

Am besten beginnst du mit einem kleinen, überschaubaren Teil deiner tatsächlichen Liste. Wenn die Zuordnung stimmt, übernimmst du die weiteren Dateien. Lade das Importprotokoll herunter. Es enthält die erzeugten Quell-IDs, mit denen spätere Termin- und Besuchsdateien die richtigen Kunden finden. Halte zum Schluss fest, welche Angaben noch fehlen. So weißt du, was für den Wechsel bereits erledigt ist.